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इन तरक़ीबों से लिखा जा सकता है प्रभावी ई-मेल
अधिकतर लोग ई-मेल लिखते समय ज्यादा नहीं सोचते हैं और सिर्फ कामकाज़ी संदेश ही लिखकर भेज देते हैं एक्सपर्ट का मानना है कि आपके द्वारा लिखा गया ई-मेल आपकी व्यक्तिगत और पेशेवर भूमिका पर भी प्रभाव ड़ालता है। अगर आप चाहते है कि आपके द्वारा लिखा गया ई-मेल काफी प्रभावशाली हो, तो यहां पर कुछ तरक़ीबों पर प्रकाश ड़ाला जा रहा है। इन टिप्स के जरिए ई-मेल को प्रभावी तरह से लिखा जा सकता है।
1. सही व्याकरण, चिंहों और शब्दों का करें प्रयोग
अपने द्वारा तैयार ई-मेल में व्याकरण संबंधी त्रुटियो का हमेशा ध्यान रखना चाहिए, क्योकि जब आप कोई ई-मेल लिखकर किसी को भेजते है और अगर उसमें व्याकरण या फिर किसी प्रकार के शब्दों की गलतियां होती है तो आपके द्वारा भेजे गए ई-मेल का प्राप्तकर्ता पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है। यह आपकी विश्वसनीयता को भी कमजोर करता है साथ ही आपकी छवि को भी प्रभावित करता है। सही शब्दों का हमेशा ही ध्यान रखना चाहिए। अगर आपके पास ऑटोमैटिक स्पैल-चैक नहीं है तो आप माईक्रोसॉफ्ट वर्ड से सही शब्दों को कॉपी पेस्ट भी किया जा सकता है।
2. साफ और स्पष्ट भाषा में लिखें अपना संदेश
ई-मेल लिखते समय इस बात का ख़ास तौर पर ध्यान रखना चाहिए कि आपके द्वारा लिखा गया संदेश स्पष्ट हो। ई-मेल ज्यादा लंबा न लिखा गया हो। साफ और स्पष्ट ई-मेल लिखना इसलिए जरूरी होता है क्योकि अधिकतर लोग ई-मेल को अपने मोबाईल-फोन में पढ़ते हैं। इसलिए ज्यादा लिखा गया कॉंन्टेंट फोन में पढ़ना थोड़ा मुश्किल होता है।
3. लिखे गए ई-मेल में कार्य-उन्मूखता होनी चाहिए
आपके द्वारा लिखे गए ई-मेल में कार्य-उन्मूखता होनी चाहिए। कार्य- उन्मूखता के अभाव में लिखा गया ई-मेल किसी भी काम का नहीं होता है। इसलिए ही लिखे गए ई-मेल से प्राप्तकर्ता को आपका संदेश स्पष्ट शब्दों में मिल जाना चाहिए। ई-मेल पढ़ने के बाद प्राप्तकर्ता को यह पता होना चाहिए कि अब आगे उसे क्या करना है।
4. प्राप्त ई-मेल का समय से दें उत्तर
प्रवाभी ई-मेल लिखके साथ ही आपको अपने ई-मेल का समय से उत्तर भी देना चाहिए। ई-मेल प्राप्तकर्ता आपके द्वारा दिए गए तुरंत उत्तर से काफी प्रभावित होता है और सराहना भी करता है। ख़ास कर उन ई-मेल का जवाब जल्दी देना चाहिए जिन में महत्वपूर्ण लिखा होता है।
5. रिप्लॉई ऑल के ऑप्शन को करे चैक
ई-मेल का रिप्लॉई करते वक्त ध्यान रखें कि जिन लोगों को जरूरी है केवल उन ही लोगों तक आपका ई-मेल पहुँचें। सभी लोग अपने-अपने काम में वयस्त रहते हैं। इसलिए ध्यान रखें कि जब भी किसी ई-मेल का रिप्लॉई करने जा रहें हो तो केवल उन ही लोगों को उस संबंधित ई-मेल में रखें जिन तक आपको अपना संदेश पहुँचाना है।
6. ई-मेल के विषय में केवल काम के बिंदू ही हो शामिल
आपके ई-मेल का विषय ऐसा होना चाहिए, जिससे कि उस ई-मेल की गंभीरता और ई-मेल लिखने का उद्देश्य आपके विषय से ही पता चल जाए। लोग हर दिन कई ई-मेल प्राप्त करते हैं इसलिए आपका ई-मेल का विषय ऐसा होना चाहिए, जो सभी का ध्यान अपनी ओर आकर्षित कर सकें और आपके द्वारा लिखा गया संदेश सभी लोगों तक पहुँच जाएं।
7. ई-मेल भेजने से पहले करे रिव्यू
अपने द्वारा लिखे गए ई-मेल को भेजने से पहले दो बार जरूर पढ़ें ताकि अगर लिखते समय कोई शब्दों या व्याकरण संबंधित गलतियां हो गई हो तो उन्हें सही किया जा सके। गलतियों से भरा ई-मेल अक्सर गलत प्रभाव छोड़ता है। इसलिए जरूरी है कि ई-मेल का जवाब देते समय ड्रॉफ्ट ई-मेल को दो बार पढ़ लेना चाहिए।